Congresos | Departamento de Congresos y Organización de Actividades | Tel. 96 158 39 17 | congresos@adeituv.es
PROFESIONALIDAD
Contamos con un equipo especializado en la gestión de congresos y una gran red de colaboradores.
EXPERIENCIA
Más de 25 años organizando congresos nos avalan. Nos adaptamos a cualquier necesidad para garantizar el éxito de los acontecimientos.
CUALQUIER MODALIDAD
Organizamos congresos en modalidad presencial, pero también contamos con la tecnología necesaria para realizarlos en streaming o híbridos.
EN ESPACIO ADEIT, O DÓNDE ELIJAS
Organizamos el congreso en nuestra sede, en Espacio ADEIT, o en cualquier otra sede.
SOSTENIBILIDAD
Apostamos por la sostenibilidad en la gestión de nuestros congressos.congresos@adeituv.es
Nuestro trabajo abarca desde la evaluación inicial del congreso y su planificación, pasando por la gestión administrativa, económica y logística, hasta su ejecución y desarrollo incluyendo un dossier final con balance de su impacto y resultado.
Nuestro objetivo es dar soporte logístico y organizativo a los miembros de la Universitat de València con responsabilidad en la organización de congresos, seminarios, jornadas o cursos que se promueven desde el ámbito universitario. Este servicio abarca los 360º de la organización de un encuentro:
Preparación de candidaturas
Como destino que acogerá el congreso, asesoramos y acompañamos al Comité Organizador desde el inicio apoyando en la preparación de la documentación a presentar para la candidatura. y recabando los apoyos institucionales necesarios.
Localización y elección de sedes
Búsqueda, reserva y gestión de las sedes que mejor responden a las necesidades del evento (sede del congreso, sedes para los actos y eventos sociales, etc.)
Asesoramiento general, secretaría técnica, control presupuestario y financiero
Asesoramiento continuo, contacto fluido con el comité organizador y resto de comités, estudio de viabilidad, control presupuestario, gestión de gastos según la LCSP, gestión a medida de patrocinios y subvenciones, diseño programa social y de acompañantes, asistencia protocolaria, estadísticas y encuestas.
Secretaría administrativa
Gestión de ingresos de las inscripciones, facturación, cobros, balance y liquidación de la actividad.
Secretaría Científica
Asistencia al Comité Científico con el sistema de recepción de ponencias y comunicaciones, revisión de trabajos y evaluación, comunicación de resultados, notificaciones y presentación en sede. Asignación de diferentes roles y permisos.
Secretaría comercial
Plan y dossier de comercialización sobre contactos del Comité Organizador. Gestión de ayudas y subvenciones. Contacto con empresas, organismos e instituciones patrocinadoras y colaboradores. Estudio de las propuestas. Redacción de las normas de contratación y de exposición. Gestión de contratos Atención individualizada al patrocinador y expositor. Gestión necesidades en sede.
Atención a ponentes e invitados
Atención personalizada de ponentes e invitados al congreso. Gestión de viajes y alojamiento.
Asesoramiento, gestión y contratación de servicios auxiliares
Diseño gráfico e imagen, cartelería y señalización, merchandising, documentación, alojamiento, restauración y catering, traslados, azafatas, servicio de guías, intérpretes, mobiliario auxiliar, escenografías, recursos técnicos y actividades lúdicas.
Soluciones tecnológicas
Sistemas de acreditación digitales, app congreso, control de accesos y aforos, presentación de pósters digitales.
Asesoramiento jurídico y fiscal
Actualización en tema jurídicos propios de los congresos (RGPD, Propiedad Intelectual, Transparencia, LCSP…)
Asistencia en sede
Organización de la acreditación y entrega documentación en sede, asistencia inscritos, control de aforos, coordinación del personal de apoyo y personal de sede, coordinación del resto servicios auxiliares.
Plataforma on-line para la gestión de actividades
Portal Web
Diferentes criterios de usabilidad, personalización de la página web, gestión documental
Módulo gestión inscripciones
Gestión de Inscripciones, envío de certificados y facturas on-line
Módulo gestión secretaría científica
Autogestionable por el Comité Científico.
Modalidad congresos on-line
Posibilidad de congresos híbridos y on-line.
Si tienes cualquier pregunta, necesitas más información o quieres un presupuesto para tu congreso, jornada, seminario, no dudas a contactar nosotros. Te ayudaremos en todo el que podamos sin ningún compromiso.
