Poner el foco en la cuidadanía, que las personas experimenten la simplificación en sus relaciones con las administraciones públicas. Esta es una de las principales conclusiones que ha expuesto Gerardo Bustos, subdirector general de Información, Documentación y Publicaciones en el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, en el webinar ‘El expediente electrónico como herramienta para la transformación digital’, organizado por ADEIT.
Este seminario, dirigido especialmente a empleados públicos, ha tenido como razón de ser difundir la importancia del documento y expediente electrónicos como herramientas de la administración electrónica, así como su implicación en la transformación digital. Que la transformación digital no es ni atracón de tecnología ni saturación de documentos en pdf, que se trata de usar estos recursos y otros como la gestión de datos y la inteligencia artificial, para lograr un cambio de paradigma total mediante reingeniería de procesos, reducción burocrática y agilización administrativa, son otras de las principales conclusiones que han guiado la intervención de Bustos.
La meta final es la administración proactiva, que piensa en la ciudadanía, que usa de forma inteligente todos sus datos y se adelanta a sus necesidades: IRPF, renta vital, chequé bebé, becas, ayudas dependencia, etc.
– Documentos, expedientes electrónicos… ¿cree que desde la administración pública se ha avanzado mucho en lo relativo a la transformación digital? ¿En qué punto nos encontramos?
Si miramos hacia atrás, se ha adelantado muchísimo. Bien es cierto que se incumplen los plazos que ponen las leyes (adecuación al ENI antes de enero de 2014, pleno cumplimiento de la ley 39/2015 el 2 de abril de 2021, etc.), pero la situación ha cambiado enormemente. Quizá tenemos que pensar no en plazos legales, sino en avance global, tendencias, progresión continua.
Nos encontramos en un punto muy desigual, porque las administraciones públicas son muy diferentes unas de otras, pero en avance permanente. Hay numerosos procedimientos electrónicos ya implantados y en funcionamiento total o parcial. Hay que pensar en una o dos décadas de avance en las transformación digital. En todo caso, en la administración electrónica la tramitación electrónica tiene que garantizar la conservación del documento, y por eso la gestión de documentos electrónico se convierte en uno de los procesos más complejos.
-La pandemia ha puesto a prueba los sistemas de gestión electrónica, ¿cree que esta situación puede haber sido una palanca de transformación en muchas organizaciones? ¿También en la gestión pública?
Y, sobre todo, con la pandemia ha ocurrido una cosa muy importante. La transformación digital no encuentra su principal obstáculo ni en las leyes ni en la tecnología, sino en nuestras cabezas, en la cultura. En ese sentido la pandemia ha sido un tremendo revulsivo, porque hasta los más reacios han comprobado que gracias a las administración electrónica las AA PP han sido trabajando durante el confinamiento. ¿Alguien puede imaginarse que hubiera ocurrido hace 20 años con un confinamiento así? Hubiera significado poco menos que un apaga y vámonos.
La pandemia ha puesto a prueba totalmente los sistemas de gestión electrónica. Pensemos que de un día para otro, se mandó a los empleados públicos a casa a trabajar en distancia y lo básico siguió funcionando. Con muchas limitaciones y problemas, pero siguió funcionando.
Por eso lo sucedido ha significado un gran empuje en la superación de la barrera cultural y la reacción al cambio. Es probable que el proceso de transformación digital se haya acelerado del orden de una década con la pandemia.
– ¿La transformación digital será una pieza clave para la recuperación económica post pandemia? ¿Cree que ha calado el mensaje sobre la importancia de los activos digitales en la economía?
La transformación digital es una pieza clave para el funcionamiento de los sectores público y privado; estamos en plena transición de los analógico a lo digital. Detener esa transformación o no moverla con la velocidad ideal, tiene un coste. Eso es lo que está cada vez más clara en el sector privado y en el sector público. Ese convencimiento ayudará el avance, aunque aún queda mucho camino por recorrer.
